Microsoft Access

Материал из Национальной библиотеки им. Н. Э. Баумана
Последнее изменение этой страницы: 23:56, 25 декабря 2017.
Microsoft Access
Microsoft Access 20136 logo.svg
Skrin Microsoft-Access 16.png
Скриншот Microsoft Access 2016
Разработчики: Microsoft
Постоянный выпуск: 1992 / 2016
Операционная система: Microsoft Windows
Тип ПО: РСУБД
Лицензия: Проприетарное программное обеспечение EULA
Веб-сайт http://microsoftaccess.com

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Представляет собой графический пользовательский интерфейс и инструменты для разработки программного обеспечения.

Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.

История[Источник 1]

Проект Omega

Первая попытка Microsoft продать продукт реляционная база данных была в середине 1980-х годов, когда Microsoft получила лицензию на продажу R:Base. В конце 1980-х годов Microsoft разработала собственное решение под кодовым названием Omega.

Проект Cirrus

После того, как проект Omega был отменен, некоторые из его разработчиков были назначены проекту Cirrus (большинство из них были назначены команде, создавшей Visual Basic). Его целью было создать конкурента для приложений как Paradox или dBase, которая будет работать в Windows. После того, как Microsoft приобрела FoxPro, появились слухи о том, что проект Microsoft может быть заменен на него, но компания решила разработать их параллельно. Предполагалось, что проект будет использовать Extensible Storage Engine (Jet Blue), но в итоге была предоставлена поддержка только Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). Проект использовал часть кода как из проекта Omega, так и из предварительной версии Visual Basic. В июле 1992 года бета-версии Cirrus отправлены разработчикам, а имя Access стало официальным названием продукт.

Структура программного продукта

Во многих приложениях каждый документ или объект является отдельным файлом. База данных Access является единым файлом, который может хранить множество различных объектов баз данных. Каждый раз для работы с определенной базой данных вы открываете один и тот же файл. Ниже перечислены типы объектов, с которыми можно работать в базе данных Access:

  • Таблица (Table) - Хранение и просмотр данных;
  • Запрос (Query) - Организация, объединение и фильтрация данных;
  • Форма (Form) - Просмотр и редактирование данных в пользовательском формате;
  • Отчет (Report) - Печать данных в пользовательском формате;
  • Макрос (Macro) - Автоматическое выполнение набора операций;
  • Модуль (Module) - Запуск кода на языке Visual Basic;

В базах данных Access информация вводится и обрабатывается с помощью форм, а хранится в виде таблиц. Формы являются электронными аналогами бумажных бланков и содержат области для ввода данных, называемые полями. Совокупность полей формы образует записи.

Технология работы с MS Access

Вы можете запускать MS Access и завершать её работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя, и расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:

1. Определение цели создания базы данных.

На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться. Посоветуйтесь с будущими пользователями базы данных. Вместе с ними сформулируйте вопросы, ответы на которые вы и они хотите получать с помощью базы данных. Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить. Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных. По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным - поля (столбцы) в этих таблицах.

2. Определение нужных полей в базе данных.

Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей учитывайте следующее.

  • Включайте все необходимые сведения. Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на два поля — «Имя» и «Фамилия», что облегчит сортировку по фамилиям.
  • Не создавайте поля для данных, состоящих из нескольких элементов. Например, если создать в таблице «Поставщики» поле «Товары», содержащее перечень всех товаров этого поставщика, будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар.
  • Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. Например, в таблице, содержащей поля«Цена» и «Количество», не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.
  • Не создавайте поля, содержащие аналогичные данные. Например, если создать в таблице «Поставщики» поля «Товар!», «Товар2»и «ТоварЗ», будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар. Кроме того, придется изменять структуру базы данных, если появится поставщик, предлагающий четыре товара. Достаточно будет одного поля для товаров, если поместить это поле в таблицу «Товары», а не в таблицу «Поставщики».
3. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «Дата Найма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т.е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».

4. Определение таблиц, к которым относятся поля.

При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

  • Включайте каждое поле только в одну таблицу.
  • Не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу. Например, при включении поля, содержащего адрес заказчика, в таблицу «Заказы» эта информация будет повторяться во многих записях, если заказчик будет делать разные заказы. Если же поместить адрес в таблицу «Клиенты», он появится только один раз. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.
5. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи.

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах, например, для связывания клиента со всеми его заказами, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

6. Определение связей между таблицами.

После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. При этом полезно изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например, в учебной базе данных «Борей».

7. Усовершенствование структуры базы данных.

После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

  • Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений.
  • Создайте черновые формы и отчеты, посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались.
  • Выполните поиск излишних повторов данных и исключите их.
8. Ввод данных и создание других объектов базы данных.

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных - запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

9. Использование средств анализа Microsoft Access.

В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access. Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению, а также может выполнить эти рекомендации.

Импорт или источники ссылок

Microsoft Access также может импортировать или напрямую связываться с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.

Microsoft Office Access 2007 и более поздние версии могут импортировать или связать:

  • Microsoft Access
  • Microsoft Excel | Excel
  • SharePoint списки
  • Простой текст
  • XML
  • Microsoft Outlook | Outlook
  • HTML
  • dBase (сброшено в Access 2013, восстановлено в Access 2016)
  • Paradox (база данных) | Paradox (с Access 2007, сброшен в Access 2010)
  • Lotus 1-2-3 (удалено в Access 2010)
  • ODBC - совместимые контейнеры данных, в том числе:

Переход на SQL Server

Чтобы масштабировать приложения Access для корпоративных или веб-решений, один из возможных способов заключается в переносе на Microsoft SQL Server или эквивалентную базу данных сервера. Конструкция клиент-сервер значительно снижает затраты на обслуживание и повышает безопасность, доступность, стабильность и ведение журнала транзакций.

Логотип Microsoft SQL Server

В Access 2010 включена функция, называемая мастером Upsizing Wizard, которая позволяет пользователям обновлять свои базы данных до Microsoft SQL Server, базы данных клиент-сервер ODBC. Эта функция была удалена из Access 2013. Дополнительное решение, помощник по миграции миграции SQL Server для доступа (SSMA), по-прежнему доступно для бесплатной загрузки из Microsoft.

Доступны различные варианты обновления. После переноса данных и запросов на SQL Server база данных Access может быть связана с базой данных SQL. Однако некоторые типы данных являются проблематичными, в первую очередь «Да / Нет». В Microsoft Access существует три состояния для типа данных Yes / No (True / False):

  • empty,
  • no / false (ноль),
  • yes / true (-1).

Соответствующий тип данных SQL Server является двоичным, и только два состояния, допустимые значения, ноль и 1. Независимо от того, SQL Server по-прежнему является самым простым переносом и наиболее подходит, особенно если пользователь не имеет прав на создание таких объектов, как хранимые процедуры на SQL Server. Получение данных из связанных таблиц оптимизировано только для необходимых записей, но этот сценарий может работать менее эффективно, чем то, что в противном случае было бы оптимальным для SQL Server. Например, в случаях, когда объединения нескольких таблиц по-прежнему требуют копирования всей таблицы по сети.

В предыдущих версиях Access, включая Access 2010, базы данных также могут быть преобразованы в Access Data Projects (ADP), привязанные непосредственно к одной базе данных SQL Server. Эта функция была удалена из Access 2013. Поддержка ADP позволяет напрямую создавать и изменять объекты SQL Server, такие как таблицы, представления, хранимые процедуры и ограничения SQL Server. Представления и хранимые процедуры могут значительно снизить сетевой трафик для объединения нескольких таблиц. К счастью, SQL Server поддерживает временные таблицы и ссылки на другие источники данных за пределами единой базы данных SQL Server.

Наконец, некоторые базы данных Access полностью заменяются другой технологией, такой как ASP.NET или Java, как только данные будут преобразованы. Однако любая миграция может потребовать больших усилий, поскольку язык SQL Access является более мощным дополнением к стандартному SQL. Кроме того, процедуры доступа к приложениям, будь то VBA и макросы, написаны на относительно более высоком уровне по сравнению с имеющимися в настоящее время альтернативами, которые являются надежными и всеобъемлющими. Обратите внимание, что язык доступа Access, позволяющий еще более высокий уровень абстракции, чем VBA, был значительно расширен в Access 2010 и снова в Access 2013.

Во многих случаях разработчики создают прямые веб-интерфейсы данных с использованием ASP.NET, одновременно сохраняя основные процессы автоматизации бизнеса, административные функции и функции отчетности, которые не нужно распространять среди всех в Access для поддержки информационных работников.

Хотя все данные Access могут напрямую переноситься на SQL Server, некоторые запросы не могут успешно выполнить миграцию. В некоторых ситуациях вам может потребоваться перевести функции VBA и определенные пользователем функции в функции / процедуры T & ndash; SQL или .NET. Запросы Crosstab можно перенести на SQL Server с помощью команды PIVOT.

Версии[Источник 2]

Версия Номер
версии
Дата релиза Jet версия Поддерживаемые OS Пакет Office версий
Access 1.1
1.0
1992
1.1
Windows 3.0
Access 2.0
2.0
1993
2.0
Windows 3.1x Office 4.3 Pro
Access for Windows 95
7.0
24 Августа, 1995
3.0
Windows 95 Office 95 Professional
Access 97
8.0
16 Января, 1997
3.5
Windows 95, Windows NT 3.51 SP5, Windows NT 4.0 SP2 Office 97 Professional and Developer
Access 2000
9.0
7 Июня, 1999
4.0 SP1
Windows 95, [[Windows NT 4.0, Windows 98, Windows 2000 Office 2000 Professional, Premium and Developer
Access 2002
10.0
31 Мая, 2001
4.0 SP1
Windows NT 4.0 SP6, Windows 98, Windows 2000, Windows Me Office XP Professional and Developer
Access 2003
11.0
27 Ноября, 2003
4.0 SP1
Windows 2000 SP3 or later, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 Office 2003 Professional and Professional Enterprise
Access 2007
12.0
27 Января, 2007
12
Windows XP SP2, Windows Server 2003 SP1, or newer operating system Office 2007 Professional, Professional Plus, Ultimate and Enterprise
Access 2010
14.0
15 Июля, 2010
14
Windows XP SP3, Windows Server 2003 SP2, Windows Server 2003 R2, Windows Vista SP1, Windows Server 2008, Windows 7, Windows Server 2008 R2, [[Windows Server 2012, Windows 8 Office 2010 Professional, Professional Academic and Professional Plus
Access 2013
15.0
29 Января, 2013
15
Windows 7, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows 8, Windows 10 Office 2013 Professional and Professional Plus
Access 2016
16.0
22 Сентября, 2015
16
Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 Office 2016 Professional and Professional Plus

Нет версий Access между 2.0 и 7.0, потому что версия Office 95 была запущена с Word 7. Все продукты Office 95 имеют возможности Object Linking and Embedding | OLE 2, а Access 7 показывает, что это был совместим с Word 7.

Версия № 13 была пропущена.

Установка и работа с Microsoft Access

  • На видео представлена установка самой простой базы данных на примере "Сотрудники предприятия":
Microsoft Access 2010: Установка базы данных "Сотрудники предприятия"

Источники

  1. Лекция: База данных. Microsoft Access. //StudFiles. [2017—2017]. Дата обновления: 14.02.2015. URL: https://studfiles.net/preview/1838840/page:27/ (дата обращения: 24.12.2017).
  2. Википедия: Microsoft Access. //Wikipedia [2017—2017]. Дата обновления: 30.04.2017. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access/ (дата обращения: 24.12.2017).


Ссылки